Внедрение систем электронного документооборота в последние несколько лет стало, пожалуй, даже более востребованным, нежели еще недавно сверхпопулярное внедрение корпоративных информационных систем (так называемых ERP-, MRP-систем).
Системы электронного документооборота (СЭД), например отечественная система Directum, создаются как самостоятельное бизнес-решение, которое, однако, вполне интегрируется с имеющейся на предприятии бухгалтерско-учетной системой или более крупной системой класса ERP.
Это означает, что внедрение электронного документооборота можно начинать на всех этапах информатизации предприятия — и в случае, когда уже существует и работает другая система, и в случае, когда никакой автоматизации еще нет. Какие же вопросы часто задают руководители предприятий, принимая решение о внедрении СЭД?
Приведем некоторые из наиболее популярных и волнующих вопросов и ответы на них. Ответы дадим на примере и с использованием опыта внедрения СЭД Directum.
Самые распространенные вопросы: сколько стоит внедрение СЭД? каковы затраты на проект?
Самый небольшой проект по внедрению — установка и запуск в работу коробочной версии системы электронного документооборота на персональный компьютер пользователя — стоит порядка 5 тыс. рублей. Естественно, верхней планки нет – все зависит от масштабов предприятия и желаний заказчика. К примеру, автоматизация учета договоров стоит порядка 50 тыс. рублей.
Есть предложения бесплатных систем, которые тоже позиционируются как СЭД. Однако и в случае «бесплатности» программного обеспечения само внедрение будет стоить денег.
Еще один вопрос от руководителей предприятия, продвинутых в области создания корпоративной информационной системы: можно ли совместить систему электронного документооборота с другими информационными системами, например Галактика ERP?
Да, можно. В большинстве случаев СЭД интегрируют с уже используемыми на предприятии системами управления, такими как 1С, Microsoft Dynamics AX (Axapta), Aris, Prestima, SAP R/3. С интеграцией у ИТ-специалистов проблем обычно не возникает.
Как быстро можно внедрить систему электронного документооборота на предприятии?
Масштабные проекты по внедрению СЭД могут занимать от полутора месяцев до полугода (об опыте внедрения СЭД в компании «Аскона» вы можете прочитать здесь). Проекты, не требующие больших трудо- и временных затрат, занимают 2-3 недели.
Конечно, это далеко не полный перечень вопросов. В следующей статье приведен ряд ответов на вопросы, касающиеся внедрения СЭД Directum, которые дают опытные практики в области информатизации предприятий.